La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) es una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada por el artículo 156 de la Ley 1151 de 2007. Entre sus funciones principales se encuentra el seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos laborales) y de las contribuciones parafiscales (SENA, ICBF y cajas de compensación familiar).
Para cumplir este propósito, la UGPP adelanta el denominado Proceso de Determinación de Obligaciones, un procedimiento administrativo reglado mediante el cual la Unidad verifica si empleadores, trabajadores independientes y rentistas de capital han liquidado y pagado correctamente sus aportes, e impone las sanciones a que haya lugar cuando detecta omisión, inexactitud o mora.
Base normativa: Ley 1151 de 2007 (creación de la UGPP); Ley 1393 de 2010; artículos 178 a 180 de la Ley 1607 de 2012; artículo 314 de la Ley 1819 de 2016 (modifica el cálculo de sanciones del art. 179 de la Ley 1607 de 2012); Decreto 1072 de 2015 y Resolución 858 de 2021 de la UGPP.
¿Cuándo inicia un proceso de determinación?
La UGPP puede iniciar este procedimiento cuando identifica posibles inconsistencias entre la información reportada por el aportante y la obtenida a través de declaraciones tributarias, información exógena, registros contables, contratos, pagos efectuados mediante la PILA y demás fuentes oficiales.
Las conductas que generalmente dan origen a la actuación administrativa se clasifican en tres categorías:
1. Inexactitud
Se presenta cuando el aportante realiza los aportes al Sistema de Protección Social, pero lo hace sobre una base inferior a la que legalmente corresponde, generando un menor valor pagado.
Por ejemplo, cuando no se incluyen todos los factores que deben integrar el Ingreso Base de Cotización (IBC) o cuando se realizan interpretaciones erróneas sobre la naturaleza salarial de determinados pagos.
2. Mora
Ocurre cuando el aportante, estando obligado a efectuar los aportes, no los realiza dentro de los plazos establecidos por la ley.
En estos casos, además de la obligación principal, pueden generarse intereses moratorios y otras consecuencias derivadas del incumplimiento.
3. Omisión
Existe omisión cuando el aportante no afilia al trabajador al Sistema de Seguridad Social o no realiza ningún aporte pese a estar legalmente obligado a hacerlo.
Esta conducta suele generar las consecuencias más gravosas, dado que implica el desconocimiento total de la obligación legal de afiliación y cotización.
Etapas del Proceso de Determinación de Obligaciones
Requerimiento para Declarar y/o Corregir
El procedimiento inicia formalmente con la expedición del Requerimiento para Declarar y/o Corregir, acto administrativo mediante el cual la UGPP comunica al aportante las inconsistencias detectadas y propone los valores que considera adeudados.
En esta etapa, la entidad expone los fundamentos jurídicos y técnicos de su posición, indicando los periodos revisados, las bases de cálculo utilizadas y las sanciones que eventualmente podrían imponerse.
El aportante dispone de un término improrrogable de tres (3) meses para responder al requerimiento. Durante este plazo podrá:
- Aceptar total o parcialmente las observaciones formuladas por la UGPP.
- Realizar correcciones voluntarias.
- Aportar pruebas documentales.
- Presentar explicaciones técnicas, contables, tributarias o jurídicas.
- Solicitar que se reconsideren los valores propuestos.
Esta etapa resulta fundamental, pues constituye la principal oportunidad para ejercer el derecho de defensa y controvertir los hallazgos de la entidad antes de que se adopte una decisión definitiva.
Liquidación Oficial
Si el aportante no responde dentro del término legal o si la UGPP considera que los argumentos presentados no desvirtúan los hallazgos formulados, la entidad expedirá una Liquidación Oficial. Mediante este acto administrativo se determina de manera definitiva:
- El tipo de conducta identificada (inexactitud, mora u omisión).
- Los aportes adeudados.
- Los intereses correspondientes.
- Las sanciones aplicables.
- El valor total exigible.
La Liquidación Oficial constituye la decisión administrativa mediante la cual la UGPP formaliza su pretensión económica frente al aportante.
Recurso de Reconsideración
Contra la Liquidación Oficial procede el Recurso de Reconsideración, mecanismo que permite solicitar a la propia UGPP la revisión de la decisión adoptada.
Para su presentación deben cumplirse los requisitos formales establecidos por la ley, incluyendo aquellos relacionados con la representación legal, acreditación de poderes y demás exigencias procesales aplicables.
La correcta elaboración de este recurso resulta determinante, ya que constituye la última oportunidad de defensa dentro de la actuación administrativa. Una vez presentado, la UGPP dispone de un término de hasta un (1) año para resolverlo.
Agotamiento de la vía gubernativa e inicio del cobro coactivo
Con la decisión que resuelve el Recurso de Reconsideración se agota la vía administrativa o gubernativa.
A partir de ese momento, si subsiste una obligación a cargo del aportante y esta no es cancelada, la UGPP podrá iniciar el correspondiente Proceso de Cobro Coactivo, mediante el cual tiene la facultad de perseguir el pago de la deuda utilizando mecanismos como embargos, secuestros de bienes, medidas cautelares sobre cuentas bancarias y demás instrumentos previstos en la ley para garantizar el recaudo de las obligaciones.
Recomendaciones para los aportantes
- Revisar cuidadosamente los periodos y valores cuestionados.
- Analizar la correcta determinación del Ingreso Base de Cotización (IBC).
- Verificar la documentación laboral, contractual, contable y tributaria.
- Conservar los soportes de pagos realizados mediante PILA.
- Atender oportunamente los términos legales.
- Contar con acompañamiento técnico y jurídico especializado desde las primeras etapas del procedimiento.
Una adecuada estrategia de defensa desde el Requerimiento para Declarar y/o Corregir puede reducir significativamente el impacto económico de una eventual actuación fiscalizadora y evitar la imposición de sanciones innecesarias.
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